ضوابط عمومی ارسال اثر :
- شرکت در این رویداد برای همه دانشجو در جهان اسلام، آزاد و رایگان است.
- تکمیل فرم ثبت نام و ارسال اثر به منزله پذیرش همه شرایط و ضوابط رویداد است.
- هر هنرمند می‌تواند در همه بخش‌های رویداد شرکت کند.
- شرکت در رویداد فقط از طریق ثبت نام و بارگذاری اثر در سایت « روایت اربعین» به آدرس revayatarbaeen.com امکان‌پذیر است.
- هنرمند موظف است شناسنامه‌ی اثر را که شامل نام اثر، ابعاد و اندازه‌ی اثر، تکنیک اثر و متریال ساخت (در صورت وجود) می باشد به فایل ارسالی اثر ضمیمه و در صورت ارسال آثار در فرم دبیرخانه درج نماید.
- کیفیت فایل‌های ارسالی باید به گونه‌ای باشد که هیئت انتخاب بتواند جزئیات اثر را به وضوح بررسی‌کند.
- در صورت ناقص بودن فایل‌ها، آثار به مسابقه راه پیدا نمی‌کنند.
- درج نام طراح بر روی آثار ارسالی دیجیتال و غیر دیجیتال ضروری است.
- اصالت اثر ضروری است؛ اثر نباید مصداق کپی باشد و هنرمند موظف به رعایت حق معنوی و مالکیت اثر است.
- دبیرخانه رویداد مجاز است از آثار ارسالی در فعالیت‌های نمایشگاهی و تبلیغاتی و انتشار در قالب‌های مختلف استفاده کند.
- آثار ارسالی به دبیرخانه، پس داده نخواهد شد.
- تصمیم گیري درباره موارد پیش بیني نشده بر عهده دبیرخانه است.
- پس از بررسی آثار در هیئت داوران، آثار برتر بدون در نظر گرفتن رتبه‌بندی، در هربخش ۳ اثر انتخاب و معرفی می‌شوند.
- حضور برگزیدگان در مراسم اختتامیه الزامی است.
